ビットキーのworkhub、 エイチ・ツー・オー リテイリングと阪急阪神百貨店の新オフィスに導入

導入の背景

＜新オフィスの狙い＞
H2Oと阪急阪神百貨店は、新オフィスの狙いとして、「新しい働き方の実現による価値創造、従来型ワークスタイル変革による効率化・コスト削減、オフィス環境刷新による求心力・人材確保」を定めました。具体的な取り組みとして、部門やグループを超えた共創を促すことを目指し、個人の固定デスクを設けず、座席数を新オフィスに勤務する社員数に対して約50％に縮小。また、オフィス面積も約30％縮小しました。
加えてABW（※）を採用し、仕事の内容に応じて自律的に働く場所を変えることが出来るオフィスを構築しました。

※ABW：アクティビティ・ベースド・ワーキングの略。「フリーアドレス」と異なり、社員が仕事の内容に応じて、働く場所を決めることができる、新しい働き方。集中作業のために、個室ブースで作業することや、オープンエリアで異なる部門の社員と会話するなど、生産性を最大化することが見込まれる。

＜ABWを採用することで想定された課題＞
ABWを実現することは働く場所の選択肢が増えるメリットがある一方で、「特定の人がいつも使っており、他の人が利用できない」「会議室を利用しようと思ったら、すでに他の人が使っていた」「同僚がどこで働いているかわからない」などのデメリットが生じることも想定されました。

H2Oはこのデメリットを解消するために、座席の予約システムに加え、無人受付や会議室予約、顔認証入退室など複数のシステム導入を検討していました。社員にとっては複数システムを使い分ける新たな手間が発生します。このデメリットや手間の解消と、社員の働きやすさ向上を両立させるため、複数のオフィス内DXをまとめて実現し、一つのシステムで操作が可能なworkhubの導入が決まりました。

workhubで実現したオフィスのDXの詳細

新オフィスはworkhubを導入し、workhub１つでオフィスのあらゆるワークスペースを検索・利用することが可能になりました。またworkhubとGoogleカレンダーやGmailとも連携させることで、複数のシステムを使い分ける手間をなくしました。

1, 会議室も座席もworkhubアプリ1つで検索・予約が可能

新オフィスは、外の景色を見ながら働ける窓際の一人作業席、集中作業やWeb会議に利用しやすい個室ブース、取引先との対面の打ち合わせに利用可能な会議室など、様々な座席や会議室があります。座席は「デスクに設置されたQRコードからチェックイン」することで、会議室は「workhubアプリから事前予約」することで、利用するワークスペースの確保が簡単にできます。予約内容はGoogleカレンダーにも自動で連携されます。

目の前に空室の会議室がある場合、部屋前のタブレット端末に顔をかざすだけで、即時、本人の認証が完了し、その場で予約することができます。また、予約時間を過ぎても利用がない場合の自動取り消し、最大予約可能時間の設定など、管理者の要望に応じた機能を追加。静かな環境で働きたい場合に周囲の座席の使用状況を見てチェックインできるなど、社員のニーズに応える検索機能も付帯しています。

2, フロアの入室はオール顔パスでOK

新オフィスは、フロアの入り口8箇所、会議室16室にスマートロックやタブレット端末などを設置し、オフィス内を丸ごとスマートアクセス化。顔をかざすだけで、フロアの各エリアに入室可能になりました。入室の権限は、workhubの管理システム上で安全かつ簡単に変更できます。H2Oのオフィスでは一部のエリアで権限を設定しています。

3, 社員の位置情報シェアで、「空いている席は？」「あの人はいまどこ？」を解消

新オフィスは、座席を固定しないため、一人ひとりが好きな場所で働くことができます。一方で、混雑するエリアが発生する、声をかけたい同僚や上司がどこに座っているかわからないという課題も想定されました。
workhubの導入により、座席のチェックイン情報をもとに、出社している社員の位置情報を執務エリアのモニターやworkhubアプリで共有が可能に。空いているエリアや席を見つけたり、直接会話したい相手を手間なく探したりすることができます。

4, 受付の無人化で、業務の中断なし

社員はworkhubで会議室を予約する際に、ゲストのメールアドレスを登録するだけで、エントランスの受付用QRコードを自動でメール送付できます。ゲストは当日、オフィス受付に設置されたタブレット端末にQRコードをかざすだけで受付を完了。社員のGmailやworkhubアプリに来訪通知が送付されます。
これにより、ゲスト来訪時、内線電話の対応で業務が中断されることがなくなったほか、旧オフィスの受付で行っていた「訪問先の内線番号を確認して、電話する」という、ゲストへの負担もなくなりました。

H2O新オフィスプロジェクト担当者のコメント

H2OはDXに力を入れており、新オフィスにおいても、積極的にDXを取り入れる計画でした。しかし、実際に導入するシステムやツールの検討をすすめるなかで、会議室予約や、座席の予約など個別にシステムを導入した場合、社員側は使い分ける負担、管理する側も設定の変更時にツール毎に対応するなど、手間がかかってしまうことがわかりました。そのため新オフィスでは、検討していた4つのDXをバラバラに導入するのではなく、社員には「1回の操作・1つの画面」で完結するような利便性を提供したいと考えるようになりました。また、管理者にとってもシステム間の分断を気にすることなく使えるシステムを検討した結果、顔認証技術による今後の拡張性も期待してworkhubを採用しました。新オフィスは面積・座席数を減らしたものの、移転後の社員の満足度は高く、当初想定より高い割合で社員が出社している状況です。今後は、workhubで取得できた入室のログや座席のチェックイン履歴などを活用し、社員間のコミュニケーションを促す働きかけや、社員の行動を把握してケアするなど、デジタルを積極活用して、働きやすいオフィスとしてアップデートし続けて行きたいと思います。

workhub（ワークハブ）について

人と仕事の間の分断を「つなげる」ことで解消するコネクトプラットフォームです。オフィスのスマートアクセス化や、無人受付、会議室予約、ホテリングなど、workhub一つで利便性の高いオフィスに必要なあらゆるシステムが丸ごと揃います。ビットキーの製品だけでなく、他社が提供する製品やサービスとの連携も可能なため、オフィスビルのスマートアクセス化においては、既存のビルセキュリティとの連携によって、ICカード、QRコード、顔認証など組み合わせた柔軟な認証方法に対応でき、workhubが導入されたオフィスではビルの入館から執務エリアや会議室への入室まで、スマートアクセス化を実現します。