群馬県庁、全会議室スマートロック設置で鍵をデジタル化 98%が「便利になった」と回答、会議のたびに「10～20分」の短縮を実感
導入の背景
これまで県庁舎では、職員が会議室を利用する際に鍵を貸し出す運用を行っていました。33階建ての庁舎では、複数階に会議室が点在する一方で、鍵の貸し借りは11階の財産有効活用課の窓口1箇所で対応しており、会議の前後に鍵を持ち運ぶ時間が職員の負担となっていました。また、各会議室に対して1つの鍵で運用しているために、返却が遅れた場合に次の利用者が利用できないといった問題もありました。このような課題を解決し、業務の効率化を図るため、スマートロックの導入を検討していました。
ビットキーの「workhub」は県庁のWi-Fiを使用せずにLTE通信で利用ができるセキュリティ上の利点、将来的に県職員の利用するOutlookカレンダーと連携できる点、工事が不要でコスト面でも負担が少ない点などを評価いただき、導入が決まりました。
従来の運用
Outlookカレンダーで会議室を予約し、11階の財産有効活用課の窓口で所属部署や名前の確認を行ってから借りていました。会議室利用後は、鍵を締めて再度11階の窓口に訪問し、鍵を返却します。
11階の財産有効活用課の鍵貸し借り窓口
窓口で記帳する様子
窓口で鍵を受け取る様子
「workhub」導入後の運用
あらかじめ、全会議室の鍵の解錠が可能なカードキーを各課に配布。Outlookカレンダーで会議室を予約した後に、各課で保有しているカードキーを持って会議室に行くことで鍵の解錠が可能となります。会議室利用後は、鍵を締めてカードキーを各課に戻します。スマートロックの導入により、鍵を受け渡すための移動が不要となり、会議時間を有効に活用することが可能となりました。また、17時15分の定時以降など急な会議開催でもスムーズに会議室の利用が可能となりました。
職員へのアンケート結果
群馬県庁では、全会議室への導入に先立ち、一部の会議室で試験導入を行い、利用者へのアンケートを実施しました。本アンケートの結果では導入前後の変化について「便利になった」という回答が98%となったほか、従来の運用方法と比較した場合の、１会議あたりの時間短縮効果について「10分以上」と回答した方が63.9％となりました。
＜アンケートコメント＞
・鍵を借りる・返すための時間を見積もらずにすむようになったのが一番助かりました。高層階から向かうと、タイミングにもよりますが、かなり時間がかかっていました。
・後ろの時間に別の予約が入っていても慌てて鍵を返却しに行く必要がなくなり、心理的負担がかなり軽減された。
・スマートロック化は大変便利になったので感謝しています。一方で、所属配布枚数に制限があるので、将来的には職員証等と結び付けて個人単位で開け閉めできると便利だと思いました。
群馬県 総務部 財産有効活用課 主事 中山 樹氏 コメント
群馬県庁では、新・ぐんまDX加速化プログラムを策定しており、全庁を挙げてDXを推進しています。この度、会議室の鍵をデジタル化したことで、業務時間の削減はもちろんのこと、働きやすさの観点からもポジティブな反応がありました。職員へのアンケートでは、「鍵の受け渡しが不要になり、その分、業務に集中できるようになった」という声もあり、取り組みの意義を感じています。
また、鍵を管理する側の業務効率化にも大きく貢献しています。従来は一日約20件の鍵受け渡しの手間と、鍵返却が遅れている場合に催促する負担が有りましたが、それらがなくなり、一日あたり１時間から２時間程の業務を削減できました。ビットキー社にはカードキーの権限設定などを丁寧にサポートいただき、予定よりも早期かつスムーズに導入することができました。物理鍵にまつわる課題は会議室に限らず様々あります。今後も職員の働きやすさ向上に繋げるための業務効率化を進めていきたいと思います。
＜導入を推進された群馬県庁の職員の皆様＞左から知事戦略部デジタルトランスフォーメーション課の木暮様、総務部 財産有効活用課 財産管理係の中山様、総務部 財産有効活用課県庁舎リノベーション推進室の奥田様
今後の展望
今後、群馬県庁では企業が入居するコワーキングスペースのセキュリティシステムの一元化や、公用車の物理鍵の管理のデジタル化も視野に、職員の働きやすさ向上に繋がる業務効率化を進めていく予定です。ビットキーは今後も地方公共団体のDXや業務効率化に貢献するサービスを提供してまいります。
workhub(ワークハブ）について
人と仕事の間の体験の分断を「つなげる」ことで解消するコネクトプラットフォームです。ワーカーの働く場所の検索・予約、スマートロックなどを活用したスマートアクセス化や、来訪者受付、ホテリングなど、workhub一つでシームレスなワークプレイス体験を実現します。
公式サイト：https://www.workhub.site/
【株式会社ビットキー 概要】
社名 ：株式会社ビットキー
所在地 ：東京都中央区京橋3-1-1東京スクエアガーデン9F
代表者 ：代表取締役社長 CEO 寳槻昌則
設立 ：2018年5月16日
資本金 ：20,062,724,300円（2024年10月4日時点 資本準備金を含む）
事業概要：ID認証・認可のためのプラットフォーム「bitkey Platform」の企画・開発・運用
コネクトプラットフォーム「homehub」「workhub」の企画・開発・販売
スマートロック等のハードウェア製品の企画・開発・販売
※「ビットキー」「workhub」は株式会社ビットキーの登録商標です。