キタムラHD、オフィスにビットキーの「workhub」を導入 グループ8社、顔認証で入館。84％が「便利」と回答

導入の背景・目的

キタムラHDグループは、コロナ禍での出勤スタイルの変化により出社率が約4割を下回る状況となったことを受け、2021年にグループ8社のオフィスを集約し、1社あたりのオフィス面積を縮小しました。しかし、アフターコロナによる出社率の増加や、事業成長に伴う人員増加により、2024年7月に本社オフィスを拡張移転。新オフィスは、働きやすさと働きがいの向上、およびグループ間での新規事業創出を目的に、オフィスを効果的に活用するため、「workhub」が導入されました。これにより、従来課題であった「会議室の予約がグループ会社間で重複」「予約なしで利用する人がおり、予約者が使えない」などといった、会議室運用の課題解決を図るとともに、利便性の向上を実現しています。また、オフィスへの積極的なデジタル投資の一環として顔認証での入館に対応し、社内のアンケートでは84％^※1が「便利」と回答。オフィスでの働きやすさ向上に寄与しました。

workhub導入により実現したこと

顔認証による入室でカードキーの持ち歩き不要
新オフィスは、フロアの入り口8箇所、会議室11室にスマートロックとタブレット端末を設置し、オフィス内をスマートアクセス化。顔をかざすだけで、執務室や会議室に入室可能となりました。

会議室の重複予約・空予約を防止
従来の会議室予約システムでは、予約なしでの利用や、予約しても使わない「空予約」などの課題がありました。このたび、各会議室にスマートロックを導入し、予約者のみがカギを解錠できる仕組みに変更しました。これにより、確実に予約者が部屋を利用できるほか、10分以上入室がない場合は予約を開放し、会議室の有効活用を可能にしました。なお、空室をすぐ利用したい場合は、会議室横のタブレット端末に顔をかざすだけで、予約と解錠が同時に行われ、スムーズに会議室を利用することができます。

カレンダーと受付システムの二重入力の手間なし
従来のオフィスでは、ゲストを招待時に、会議室予約システムとゲスト受付システムそれぞれに予定登録が必要でした。新オフィスでは「workhub」のワーカー向けシステム上で一度登録するだけで、会議室予約からゲストへの受付用QRコード送付までが完了します。ゲストは当日、エントランスのタブレット端末にQRコードをかざすだけで受付が完了し、主催者には来訪がメールで通知されます。

株式会社キタムラ・ホールディングス　グループセキュリティ統括室 室長 兼 グループIT管理室　室長　米川 誠也氏コメント

従来のオフィスでは、受付システムと会議室予約システムが異なることで、従業員から「面倒で使わない」という意見や、グループ会社間のシステム連携の不具合で、会議室予約の重複が発生していました。そこで、新オフィスでは、従業員の利便性とスムーズなシステム連携を重視し、会議室予約や入退室システム、受付システムも丸ごと揃う「workhub」を導入しました。顔認証への対応は当初予定していませんでしたが、従業員がネックストラップと一緒に首を伸ばしてドアを開ける様子を見て「絶対便利になる」と確信し、導入を決めました。今後は、グループ会社がバラバラに利用しているグループウェアと「workhub」の連携を進め、より一層、働く環境を便利にしていきたいと思います。

workhub(ワークハブ）について

人と仕事の間の体験の分断を「つなげる」ことで解消するコネクトプラットフォームです。ワーカーの働く場所の検索・予約、スマートロックなどを活用したスマートアクセス化や、来訪者受付、ホテリングなど、workhub一つでシームレスなワークプレイス体験を実現します。　公式サイト：https://www.workhub.site/