マツダ、東京本社にビットキーの「workhub」を導入 カード貸出・会議室管理等で年間2,000時間超を削減し「攻めの総務」を実現
株式会社ビットキー（本社：東京都中央区、代表取締役社長 CEO：寳槻 昌則、以下「ビットキー」）は、マツダ株式会社（本社：広島県安芸郡、代表取締役社長 兼 CEO：毛籠 勝弘、以下「マツダ」）が麻布台ヒルズ森JPタワーに開設した新R&Dオフィス「マツダR&Dセンター東京」および同フロアに移転した東京本社に、ビットキーのオフィス向けコネクトプラットフォーム「workhub」が導入されたことをお知らせします。本取り組みでは、来訪者受付や会議室予約のDX、顔認証による入退室に対応し、ビル共用部のシステムとも連携しています。導入から1年が経過し、カード貸出・会議室管理等の工数を年間2,000時間分削減するなど、具体的な成果が生まれています。
実現した内容・取り組みの特長
1. カード貸出・会議室管理などの工数を年間2,000時間分削減
以前のオフィスでは、本社からの出張者に対する入館カードの発行・貸し出しが毎月約100件発生していたほか、会議室の代理予約や配送員の対応など、総務担当者の業務が分断されることが大きな課題でした。顔認証入退室システムを導入したことで、出張者は一度顔を登録すればカードなしでスムーズに入館できるようになり、発行・手渡し・返却確認などの対応負担を大幅に削減できました。カード紛失時の臨時対応もほぼ不要になったほか、パソコンなど荷物を持っての移動も顔認証のみで通過できるため、従業員からも「移動が楽になった」「入退室がスムーズ」と好評です。さらに、会議室予約システムや受付システムもあわせて導入したことで、年間2,000時間分の業務削減を実現しました。
2. 面積倍増・人数増でも会議室は3部屋減、空予約の自動キャンセルで利用効率向上
「workhub」の会議室予約システムにより、各会議室前のタブレット端末やパソコン・スマートフォンからリアルタイムで会議室の空き状況が可視化されるようになりました。また、予約したまま利用されない「空予約」を自動キャンセルする機能により利用効率の向上が見込めたため、会議室数を減らす判断を後押ししました。今回の移転でオフィス面積は倍以上に拡大し、在籍人数も増加した一方で、会議室は移転前より3部屋減らしています。現在も、空予約は以前に比べて大幅に減少しており、会議室不足が課題となることなく、限られたスペースを有効に活用できています。
3. 削減した工数を活用し、新たなステークホルダーとの接点を創出
業務効率化によって生まれた時間を活用し、東京本社として求められる新たな活動に注力できるようになりました。例えば、旧オフィスでは対応していなかった修学旅行や企業訪問での学生の受け入れを開始。また、麻布台ヒルズに入居する企業やスタートアップと連携機会を創出するなど、社外ステークホルダーとの接点づくりが可能になり、新たな価値を生み出すことに貢献しています。
顔をかざして入室する様子
来訪者が受付システムを利用する様子
空いている会議室をその場で予約する様子
導入の背景・目的
マツダは、自動車業界を取り巻く環境が急速に変化する中で、電動化・知能化に着実に対応するため、麻布台ヒルズの新拠点を通じ、研究開発、販売・マーケティング、人材採用の3領域において首都圏機能を強化しています。特に知能化へ機動的に対応すべく、ソフトウェア領域の開発機能を強化し、ソフトウェア技術者が働きやすい環境を用意するためには、「迷わない・待たない・止まらない」シームレスなオフィス体験が必要不可欠でした。また、旧オフィスでは、共用部と専有部でセキュリティが分断されており、アナログなカード運用が利用者・管理者の双方にとって大きな負担となっていました。これらを解決するため、ビル側のシステムとも連動でき、受付、入退室、会議室予約を分断されることなく一括で管理できる「workhub」の導入に至りました。
マツダ株式会社 東京総務部 藤高 浩一氏 コメント
東京本社の移転を機に、私たちは社員やお客様の視点に立ち「迷わない・待たない・止まらない」というコンセプトのもと、オフィスDXを再設計しました。workhubの導入により、入退室から受付、会議室予約までの一連の体験が滑らかに繋がり、業務工数の大幅な削減を実現しています。 先日の全社DX報告会では、この取り組みが単なるコスト削減にとどまらず、創出されたリソースをスタートアップ企業との交流など「攻めの業務」に活用できている点が経営陣からも高く評価されました。今後も東京本社を全社DXのトライアル拠点として位置づけ、新たな体験価値の創造に挑戦していきます。
参考：workhubを活用して働く様子（動画）
workhub（ワークハブ）について
ビルやテナントごとに異なる設備・システム・サービス間をつなげ、利用者・管理者にとってシームレスな体験を提供するオフィス向けのコネクトプラットフォームです。顔認証入退室、受付無人化、会議室予約、フリーアドレス時の座席管理など豊富なソリューションや、連携する他社製品との組み合わせにより、ビルもオフィスも継続的にアップデートすることができます。
公式サイト： https://www.workhub.site/
【ビットキー 概要】
社名 ：株式会社ビットキー
所在地 ：東京都中央区京橋3-1-1 東京スクエアガーデン9F
代表者 ：代表取締役社長 CEO 寳槻昌則
設立 ：2018年5月16日
資本金 ：50,000,000円 （2026年5月28日時点）
事業概要：ID認証・認可のためのプラットフォーム「bitkey platform」の企画・開発・運用
コネクトプラットフォーム「homehub」「workhub」の企画・開発・販売
スマートロック等のハードウェア製品の企画・開発・販売
※「ビットキー」「homehub」「workhub」「bitkey platform」は株式会社ビットキーの登録商標です。